Muy buen día/noche, en esta sección vamos ha intentar entender lo más acertado posible la forma de trabajo y el esquema de la empresa/negocio de nuestro nuevo cliente. Esto lo realizaremos con dos encuestas, la primera es para saber los procesos administrativos que vamos a implementar en la programación y la segunda es para ver qué tipo de programa vamos a desarrollar según lo que el cliente quiere.
Cuestionario para Entender los Proceso AdministrativosEsta encuesta tiene que ser muy minuciosa, deben de tomarse su tiempo con cada una de las partes de la encuesta y anotar todo lo que creen que sea importante tanto para el desarrollo como para el proceso administrativo.
Error Común
| Muchos programadores o desarrolladores no le prestan atención a estas cosas, tampoco se sientan con el cliente para ver a fondo el estado de la empresa y piensan que el programa solo debe de tener una formula A = B + C y los valores de B y C no le interesan, por lo tanto va a funcionar.
| Esto Ocasionará que al momento de la implementación tengas que volver a la mesa de trabajo por los diferentes estados que B o C puedan tener en el transcurso del proceso administrativo.
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Pero ¿Qué es el Proceso Administrativo?
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.
En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:
"El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral."Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración. A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. La mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.
Dejo un Link
Aqui para que puedan leer algo pequeño del Proceso Administrativo, pero vamos a poner un ejemplo para poder comprender un proceso administrativo y por qué lo complicado (chiste en algunos casos) para que no nos suceda esto:
Antes de citar el ejemplo quiero indicar que los procesos administrativos cambian según la localidad donde te encuentras, por eso debes de educarte en tu entorno cómo se hacen.
Ejemplo 1: Proceso de Compras.
El Director/Gerente/Encargado del departamento de Compras de una empresa explica al desarrollador/programador/developer el requerimiento de esta forma:
Necesitamos un programa que nos lleve el control de las compras, también que nos agilice el trámite para que no sea tedioso porque tenemos que cotizar 3 proveedores por lo menos para poder hacer una compra. Tristemente los usuarios explican de esta forma tan sencilla que es lo que necesitan, pero para nosotros es insustancial, por ello tenemos que saber del proceso administrativo, por lo menos para tener una idea de que preguntar que sea único de la empresa, veamos que dice el proceso administrativo de una compra para poder agilizarlo.
Proceso Administrativo del Proceso de compras:
- Crear la Requisición de la necesidad según el departamento que lo solicite
- Entregar la Requisición al Departamento de Compras
- El Departamento de Compras pide autorización para realizar la cotización
- Sujeto a Revisión del Departamento de Presupuesto
- Sujeto a Autorización del Gerente General
- Comprar
- Pasar a Cuentas por Pagar la Factura
Entonces conociendo el proceso de compra típico (
Aquí se explica un proceso más corto) uno debe de entender el por qué las especificaciones de nuestro cliente y para qué sirven. De esta forma podremos encontrar los problemas. Uno de los problemas más típicos con los procesos administrativos es que ni los mismos empleados saben qué hacer, por lo tanto una buena implementación de los procesos nos llevará a un mejor desempeño del trabajo.
La solución al ejemplo anterior puede variar en concepto de programación y del proceso administrativo, eso dependerá de las necesidades del cliente, pero debemos de profundizar en él para poder hacer un buen trabajo. Cuando se comienza a trabajar en todos los procesos y se van uniendo cabos y puede ir descifrando el proceso administrativo de una empresa para poderlo mejorar. Les listaré algunos de los errores más comunes que he encontrado en muchas empresa tanto pequeñas como grandes.
- Duplicidad de tareas: Dos o más empleados hacen la misma tarea inútilmente ya que su fín es el mismo.
- Sin Integridad de Datos: Existen varias fuentes de información.
- Informes mal Estructurados:Problema Típico, Gerencia cree que las cosas están mal porque los informes están mal.
A estos les podemos agregar muchas más.
Entonces en nuestra etapa de investigación debemos de ser muy minuciosos en esto, claro está que el cuestionario es a criterio del desarrollador/programador/developer de turno, yo he creado uno de ejemplo, a mí me ha servido muy bien y los dejo a su criterio.
- ¿A qué se dedica su Empresa?
- ¿Cuáles son sus departamentos?
Por cada departamento mencionado:
- ¿Cuántos Trabajadores tiene en este departamento?
- ¿Qué hacen esos trabajadores?
- ¿Me podría indicar los procesos administrativos? Con cada uno de los trabajadores del departamento
- ¿Según su experiencia, cuáles son sus Fortalezas Administrativas? Con cada uno de los trabajadores del departamento
- ¿Según su experiencia, cuáles son sus Debilidades Administrativas? Con cada uno de los trabajadores del departamento
- ¿Qué desea obtener al implementar una Plataforma?
- ¿Estaría usted dispuesto a optimizar procesos(mejorar procesos)?
- ¿Qué procesos desearía optimizar(Mejorar)?
- ¿Qué procesos considera obsoletos?
- ¿Estaría dispuesto a optimizar recurso humano si es necesario?
Tal y como están pensando, es un proceso riguroso, tardado, cansado, minucioso pero muy, pero muy eficiente. Llegar a saber la verdad de la empresa puede tomar su tiempo, incluso un mayor tiempo que el desarrollo y la programación, pero vale la pena llenar hojas y hojas de datos necesarios.
Cuestionario para desarrollar SolucionesUn aspecto muy importante es que el programador/desarrollador/developer intenta darle solución a los inconvenientes con el lenguaje de programación que conoce, por lo tanto es importante conocer más de un lenguaje de programación y no quedarse varado unicamente en un solo lenguaje. Imagina alguien que solo sabe javascript no llegará muy lejos.
Entonces como se que herramienta (lenguaje) utilizar para cada uno de los proyectos. Pues es muy sencillo, al saber el alcance que quiere el cliente podrás determinar que es lo que quiere. Si hay algo que no podamos hacer, se muy etico, profesional y responsable, debes dejar las cosas en claro desde un inicio, si no el cliente esperará de tí algo que no puedes hacer y tu proyecto se te puede caer ya en la fase de implementación.
Si no quieres dejar ir a un cliente y no puedes manejar parte de la tecnología que el necesita, la respuesta es sencilla, busca a alguien (freelance) que te ayude con esa parte del proyecto, se que es algo que a muchos programadores/desarrolladores/developers solitarios no nos gusta, pero es sumamente necesario o si no te tocará regresar al pupitre de clases o ser autodidacta pero esto toma mucho tiempo.
Por lo tanto debes de preparar el cuestionario para medir que tanto sabe el cliente de tecnologías y lo más importante que alcance necesita. Muchos clientes tienen una idea del alcance que necesitan pero menosprecia la tecnología y piensan que el trabajo que se realiza no vale lo que realmente cobramos y creanme hay mucho de eso en el medio. El consejo que te daría para eso, es que si no quiere pagar lo que vale, no trabajes para el, de lo contrario lo estarías amañando y vas a tener problemas seguramente.
Con esta encuesta no te puedo dar un lineamiento a seguir o consejos de que preguntar, es muy pero muy especifica, al momento de entablar una relación con un cliente, lo que si te puedo dar son ideas centrales que te ayudarán a determinar que es lo que quiere, por ejemplo: Saben manejar excel, conocen de tipos de documentos, sabe que es un PDF, sabe que es una red y como trabaja, si quiere tener información móvil, etc. Tienes que hacerte a la idea que la mayor cantidad de veces el usuario no sabe lo que quiere hasta que lo tiene, pero no por eso vas a abusar y si sabes que lo que el necesita puede ser mejor optimizado con un lenguaje que tu no manejas pero deseas hacerlo así porque lo quieres hacer así, tendrás el inconveniente que suele pasar a menudo, Otro vendrá y de tu casa te sacará y al final el que quedará mal visto serás tú.
Muchas Gracias, por acompañarme en este pequeño viaje, los espero en los comentarios.
